INTRODUCCIÓN
En el siguiente informe se dará a conocer el procedimiento para el trámite de licencias médicas, que debe realizar un trabajador, este tiene como propósito informar acerca del proceso para la tramitación correcta de una licencia médica.
Se mencionan los pasos que se deben seguir para el proceso de tramitación de licencia médica, ya sea por parte del trabajador como de la empresa.
Además, se dará a conocer los tipos de licencias, las formas de pago, las leyes y normas establecidas por el estado para el buen proceso de la licencia.
LICENCIA MÉDICA
La licencia Médica, es el derecho que tiene un trabajador ya sea dependiente o independiente para ausentarse o reducir su jornada de trabajo durante un determinado período de tiempo, en cumplimiento de una indicación profesional certificada por un médico-cirujano, cirujano-dentista o matrona.
La licencia médica debe ser conocida y tramitada por el empleador -en el caso de un trabajador dependiente- y autorizada por la COMPIN o la Isapre según corresponda.
OBJETIVO DE LICENCIA MÉDICA
Tiene por objetivo el descanso del trabajador, certificando ante la empresa, mediante un formulario que constituye un justificativo para ausentarse del trabajo de manera total o parcial según indique el profesional que la extiende. En el cual se informa que el trabajador se encuentra con reposo por alguna enfermedad o tratamiento médico. Esta puede ser hacia FONASA (fondo nacional de salud) o ISAPRE (instituciones de salud previsional).
REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR UN TRABAJADOR PARA TENER DERECHO AL PAGO DE SUBSIDIO POR UNA LICENCIA MÉDICA.
Los requisitos dependerán del tipo de trabajador de que se trate, como:
Trabajador dependiente con contrato indefinido:
Contar con una licencia médica autorizada.
Tener un mínimo de 6 meses de afiliación al Sistema Previsional (AFP o INP) y,
Tener 3 meses de cotizaciones previsionales, dentro de los 6 meses anteriores al mes en que se inicia la licencia.
Trabajador dependiente con contrato temporal:
- Contar con una licencia médica autorizada.
- Tener un mínimo de 6 meses de afiliación al Sistema Previsional (AFP o INP) y,
- Tener 1 mes de cotizaciones previsionales, dentro de los 6 meses anteriores al mes en que se inicia la licencia.
Trabajador independiente:
- Contar con una licencia médica autorizada
- Tener 12 meses de afiliación previsional (AFP o INP) anteriores al mes en que se inicia la licencia
- Tener al menos 6 meses de cotizaciones continuas o discontinuas dentro del periodo de 12 meses de afiliación previsional anterior al mes que se inició la licencia,
- Estar al día en el pago de las cotizaciones, considerándose al día al trabajador (a) que hubiere pagado la cotización del mes anterior a aquel en que se produzca la incapacidad.
Adicionalmente, para acreditar rentas los trabajadores independientes afiliados a una AFP deberán demostrar que ejercen una actividad sin estar subordinada a un empleador y un ingreso por su actividad, lo que debe demostrarse con iniciación de actividades, boletas de honorarios o pagos de impuesto.
En caso de no tener contrato vigente con la empresa
En este caso si se encuentra terminado el contrato de trabajo, se debe determinar si el empleador debe o no recepcionar la licencia, primero verificar la fecha de inicio del reposo prescrito en la licencia y no a la fecha de emisión de la misma o la fecha de entrega de la licencia al empleador. En efecto, si la fecha de término del contrato es posterior a la fecha de inicio del reposo médico que señala la licencia, el empleador estará obligado a recepcionarla y tramitarla, aun cuando ella sea entregada al empleador fuera del plazo legal, vale decir, vencido el plazo de dos días hábiles contados desde la fecha de iniciación de la licencia médica.
Por otra parte, si el trabajador se encontraba haciendo uso de licencia médica cuando terminó su contrato, una nueva licencia continuadora de la anterior la debe tramitar el trabajador directamente ante el organismo previsional respectivo por cuanto el empleador no debe realizar este trámite. Para estos efectos el trabajador debe concurrir a la Inspección del Trabajo respectiva para dar a conocer la circunstancia de no tener empleador que le tramite la licencia médica, lo que quedará registrado en un formulario denominado "Declaración Jurada Tramitación Licencia Médica", el que deberá adjuntar a la licencia médica que tramitará.
TIPOS DE LICENCIAS MÉDICAS
Licencia Médica Electrónica (LME): Para los empleadores adscritos a esta modalidad, el sistema informático del Operador de LME las dispone directamente, vía Web, sin que el trabajador deba llevar su licencia al empleador. Para que el trámite sea completamente electrónico, el empleador debe además estar en convenio (contrato de servicios) con alguno de los operadores de LME autorizados por Fonasa: I-Med o Medipass. Ese convenio no tiene costo para el empleador. Si desea suscribirse, debe comunicarse con los operadores que presten dichos servicios. Más información en www.i-med.cl o www.medipass.cl.
LME Mixta (electrónica, pero impresa por el médico al momento de emisión): En este caso, el empleador no está adscrito a la modalidad de licencias electrónicas, y por lo tanto el trabajador debe llevar su licencia impresa al empleador, de acuerdo a los plazos establecidos en la normativa. Esto también ocurre cuando el trabajador no ha actualizado sus datos en nuestra base de datos y en consecuencia no es posible remitir la licencia de forma electrónica. El trabajador independiente debe llevar la licencia médica ante la COMPIN jurisdiccional, correspondiente a su domicilio residencial
Licencia Médica en formulario de papel (LM). Los trabajadores deben llevar la licencia médica, dentro del plazo que la Ley le otorga, al empleador para los trabajadores dependientes, y a la COMPIN jurisdiccional, correspondiente a su domicilio residencial, para los trabajadores independientes.
PLAZOS DE PRESENTACIÓN - TRABAJADOR
Trabajadores dependientes del sector privado: tiene 2 días hábiles de plazo para entregar la licencia a su empleador, contados a partir de la fecha de inicio del reposo médico indicado en la licencia.
Trabajadores dependientes del sector público: deben presentar las licencias médicas a sus respectivos empleadores dentro del plazo de 3 (tres) días hábiles, contados desde la fecha de iniciación de la licencia médica
Trabajador independiente: debe presentar la licencia directamente a la COMPIN o la Isapre dentro de los 2 (dos) días hábiles siguientes a la fecha de su emisión y siempre que esté dentro del período de vigencia del reposo.
Sanción por entrega fuera de plazo por parte del trabajador: De no cumplir con los plazos establecidos para la entrega de la documentación requerida su licencia podría ser rechazada.
PLAZOS DE ENTREGA - EMPLEADOR
Una vez que se haya recepcionado la licencia Médica, Según indica el (Art. N°13, DS N°3), el empleador deberá presentar esta, ante el COMPIN, CCAF o ISAPRE, según corresponda, dentro de un plazo de 3 días hábiles siguientes de recepcionado el documento.
Sanción por entrega fuera de plazo por parte del empleador: De no cumplir con los plazos de presentación de licencias de sus trabajadores ante la COMPIN, el subsidio que de estos se genere será de su propio cargo, es decir, el ante encargado de materializar el correspondiente pago le cobrara finalmente al empleador.
LICENCIA MÉDICA ELECTRÓNICA
Una vez que se entrega la licencia, el trabajador registra su huella vía I-Med y automáticamente se notifica al empleador, quien debe aprobar la licencia y enviarla mediante FONASA o ISAPRE a la COMPIN.
Posteriormente, la COMPIN revisará el documento y tendrá un plazo de 7 días para responder si la licencia fue aprobada o rechazada. El plazo podría ampliarse hasta 60 días por parte de la COMPIN. En el caso de que ésta sea aprobada, será la entidad pagadora quien informará esto al empleador o afiliado, según corresponda.
Cabe señalar, que el trabajador no debe olvidar firmar el formulario antes de entregarlo a la empresa y que este le devuelva el recibo, claramente fechado y timbrado. Este recibo le servirá para acreditar la entrega de la licencia dentro de los plazos establecidos
DOCUMENTOS QUE DEBE ADJUNTAR EL EMPLEADOR A LA LICENCIA MÉDICA PARA SER PRESENTADA A LA ENTIDAD CORRESPONDIENTE:
La documentación a presentar en la Isapre para tramitar una licencia médica depende del tipo de trabajador:
Trabajador dependiente (inferior a 3 meses de antigüedad): Debe presentar el contrato de trabajo y las cotizaciones de AFP de los últimos 12 meses anteriores al inicio del reposo.
Trabajador dependiente (superior a 3 meses de antigüedad): Debe presentar las últimas tres liquidaciones de sueldo de los meses anteriores al inicio del reposo y, si su vigencia en la Isapre es menor a 6 meses, el certificado de cotizaciones de AFP de los últimos 12 meses anteriores al inicio del reposo.
Trabajador independiente: Debe presentar la planilla de cotizaciones de AFP de los últimos 12 meses anteriores al inicio del reposo y el certificado de Iniciación de actividades en el SII o boletas de servicios y/o formulario de pago mensual de IVA.
LUGAR DE PRESENTACIÓN
Trabajador dependiente: Si es un trabajador activo dependiente, es decir, tiene un contrato de trabajo, debe presentar la licencia médica a su empleador.
Trabajador independiente: Si es un trabajador independiente, debe presentar la licencia médica directamente en la COMPIN, SUBCOMPIN o Unidad de Licencias que le corresponda según su domicilio o bien si se encuentra afiliado alguna ISAPRE se presenta directamente en la sucursal de esta.
Empleador: deberá presentar la licencia dentro del plazo antes señalado, ante COMPIN, CCAF (en caso de estar afiliado alguna caja de compensación de asignación familiar) o en la isapre correspondiente.
COBERTURA
La licencia genera un subsidio que compensa los días no trabajados, el cual corresponde al promedio de la remuneración imponible del trabajador de los últimos 3 meses.
Este se paga dentro de los 30 días a la recepción, siempre que se cuente con todos los antecedentes requeridos.
Licencias de 10 días o menos: El subsidio considera el pago de todos los días excepción de los primeros tres.
Licencias mayores a 10 días: El subsidio contempla el período completo.
ENFERMEDADES Y ACCIDENTES
Las licencias médicas cubrirán solamente aquellas licencias por enfermedades y accidentes de origen no laboral.
Las licencias laborales deberán ser presentadas por el empleador a su respectiva mutual de seguridad.
PRE-NATAL Y POST-NATAL
El pre y post natal, es un derecho que tienen las mujeres en nuestro país. Es irrenunciable y comienza desde el inicio de su estado y hasta un año (y 84 días) después del parto.
Para la acreditación de su embarazo, se debe presentar un certificado del médico(a) o matrón(a) ante el empleador. Con ello, es posible hacer uso de los permisos prenatal y postnatal.
El derecho de fuero maternal, protege los beneficios de la maternidad. Y este consiste en la imposibilidad del empleador de la trabajadora, poner fin a la relación laboral (sin autorización judicial previa), por un periodo que inicia desde la concepción hasta que el niño o niña cumpla un año y 84 días de edad.
TIPOS DE PERMISO PRE Y POST NATAL
Licencia Médica por Patología durante el embarazo: Procede en caso de que la mujer presente una enfermedad causada por el embarazo o que ponga en riesgo a este, su duración estará determinada por el médico que controla a la embarazada.
Permiso Prenatal: 6 semanas (42 días) anteriores a la fecha probable de parto.
Permiso Prenatal Prorrogado o Suplementario: Procede si el parto se produce después de las 6 semanas siguientes a la fecha en que la mujer comience su descanso de maternidad. Se entenderá prorrogado hasta el nacimiento del hijo o hija.
Permiso Postnatal: 12 semanas (84 días) contadas desde el nacimiento del/la hijo/a. El inicio de este deberá comprobarse con el correspondiente certificado de parto.
Si la madre muriera en el parto o durante el permiso postnatal, este será traspasado al padre en todo o parte, pero este no tendrá fuero laboral.
Permiso de Postnatal Prolongado: Procede si como consecuencia del parto se produjere en la mujer una enfermedad, comprobada con certificado médico, que le impide regresar al trabajo.
Estos derechos no pueden ser renunciados por la trabajadora por disposición expresa de la ley, quedando prohibido durante dichos períodos el trabajo de las mujeres embarazadas y puérperas (periodo inmediatamente después del parto).
Permiso de Postnatal Parental: Consiste en el derecho a descanso de maternidad, por un período que comienza a continuación del período de postnatal (una vez cumplidas las 12 semanas después del parto), y que puede ejercerse de las siguientes maneras:
MODALIDADES:
24 semanas de descanso completo para las madres (postnatal normal más postnatal parental de 12 semanas a jornada completa), con un subsidio equivalente a la remuneración, con tope de 73,2 Unidades de Fomento (UF) brutas.
12 semanas de descanso completo para las madres y, a continuación, 18 semanas media jornada. En esta segunda etapa se cancelará el 50% del subsidio (con tope de 36,6 UF).
12 semanas de descanso completo para las madres. De las 12 semanas restantes en jornada completa pueden traspasar un máximo de seis semanas a los padres. Si las madres optan por la media jornada para esta segunda etapa, sólo pueden traspasar 12 semanas a los padres en la misma modalidad.
Adicionalmente, la Ley considera algunas excepciones, donde el período antes descrito, puede extenderse:
Incremento del descanso postnatal en caso de parto anterior a la trigésimo tercera semana de gestación o de un menor que al nacer pesa menos de 1.500 gramos. En estos casos, se incrementa a 18 semanas.
Incremento del descanso postnatal en caso de partos múltiples. Se incrementa en siete días corridos por cada niño, a contar del segundo.
Incremento del descanso postnatal si concurren las dos circunstancias aludidas en los puntos anteriores. En el caso que ocurran las dos situaciones antes descritas, la duración del descanso postnatal será la de aquel que represente la mayor extensión.
LICENCIAS POR ENFERMEDAD DEL NIÑO MENOR DE 1
Este permiso que permite a las madres cuidar a sus hijos ante una enfermedad grave. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 199 del Código del Trabajo, cuando la salud de un niño menor de un año requiera la atención en el hogar con motivo de enfermedad grave, hecho que debe ser acreditado con certificado médico otorgado o ratificado por los servicios que tengan a su cargo la atención médica del menor, la madre trabajadora tiene derecho a un permiso y subsidio por el período que el respectivo servicio determine. Es del caso señalar que, si ambos padres son trabajadores, cualquiera de ellos y a elección de la madre, puede gozar del permiso y del subsidio en cuestión. La norma legal establece que el padre gozará de los beneficios cuando la madre hubiere fallecido o él tuviere la tuición del menor por sentencia judicial. La trabajadora que hace uso del permiso señalado tiene derecho a percibir un subsidio equivalente al promedio de la remuneración mensual neta, del subsidio o de ambos, que se hayan devengado en los tres meses calendario más próximos al mes en que se inicia la licencia.
Tendrá también derecho a este permiso y subsidio, la trabajadora o el trabajador que tenga a su cuidado un menor de edad inferior a un año, respecto de quien se le haya otorgado judicialmente la tuición o el cuidado personal como medida de protección. Este derecho se extenderá al cónyuge o conviviente civil, en los mismos términos señalados en el inciso anterior.
Duración
Durante el primer mes, las licencias no podrán superar los 7 días de duración, pudiendo ser renovadas. Es decir, si una persona necesita 4 semanas de licencia, deberá presentar por este período 4 licencias de 7 días cada una.
A partir del segundo mes, podrán presentarse las licencias siguientes por el total de días requerido.
RECHAZO O REDUCCIÓN DE LICENCIA MÉDICA
El cotizante de ISAPRE, frente a un rechazo y/o reducción de una licencia médica, debe presentar su reclamo por escrito directamente a la Comisión de Medicina Preventiva e Invalidez (COMPIN), correspondiente al domicilio. El plazo para efectuar el reclamo es de 15 días hábiles contado desde la recepción del pronunciamiento de la ISAPRE.
Cualquiera sea el tipo de reclamo, rechazo y/o reducción, en las resoluciones de la COMPIN se fijará el plazo, condiciones y modalidades para su cumplimiento.
Cuando la COMPIN rechaza o modifica una licencia médica, el cotizante de ISAPRE debe apelar ante la Superintendencia de Seguridad Social, acompañando los antecedentes que den cuenta de la apelación previa a la COMPIN y de los antecedentes médicos de que disponga.
En el caso de que el rechazo de la licencia médica afecte a un trabajador afiliado a FONASA, debe realizar su reclamo ante la misma COMPIN que resolvió su licencia médica (Recurso de Reposición). Si el nuevo dictamen no le es satisfactorio, debe realizar su reclamo en la Superintendencia de Seguridad Social (Apelación) en Huérfanos 1376, entrepiso, Santiago, y en Regiones, en la agencia zonal de la Superintendencia.
SUBSIDIO POR INCAPACIDAD LABORAL
Es un subsidio especial cuya finalidad es que usted mantenga sus ingresos por aquellos días que no los va a generar por encontrarse con reposo terapéutico por la prescripción de una Licencia Médica. Para gozar de este subsidio, debe cumplir ciertos requisitos y con la correcta tramitación de la licencia médica.
REQUISITOS PARA GOZAR DEL SUBSIDIO POR INCAPACIDAD LABORAL:
Trabajador dependiente con contrato indefinido:
Contar con una licencia médica autorizada.
Tener un mínimo de 6 meses de afiliación al Sistema Previsional (AFP o en el Instituto de Previsión Social –IPS-) y,
Tener 3 meses continuos o discontinuos (90 días contados) de cotizaciones previsionales, dentro de los 6 meses anteriores al mes en que se inicia la licencia.
Es importante en caso de tener contrato a plazo fijo, debe contar con los mismos requisitos que para el caso del contrato indefinido.
Contar con una licencia médica autorizada.
Tener un mínimo de 6 meses de afiliación al Sistema Previsional (AFP o en el Instituto de Previsión Social –IPS-) y Tener al menos 1 mes de cotizaciones previsionales, dentro de los 6 meses anteriores al mes en que se inicia la licencia.
Trabajador independiente:
Contar con una licencia médica autorizada.
Tener un mínimo de 12 meses de afiliación al Sistema Previsional (AFP o en el Instituto de Previsión Social –IPS-) y,
Tener al menos 6 meses (180 días) de cotizaciones previsionales, continuas o discontinuas, dentro de los últimos 12 meses, además debe tener la cotización del mes precedente al de la licencia médica pagado (al día).
Autorización y Cobro del Subsidio de Incapacidad Laboral
La COMPIN, respecto de una licencia médica presentada y ante los antecedentes a su disposición, tiene la facultad de:
Aprobar
Rechazar
Modificar (reducir, ampliar, cambiar de total a parcial y viceversa).
Para el mejor acierto en las autorizaciones, rechazos y modificaciones la COMPIN puede adoptar alguna de las siguientes medidas:
Practicar o solicitar nuevos exámenes o interconsultas.
Verificación de reposo.
Solicitar antecedentes o informes al empleador.
Solicitar informes clínicos complementarios al profesional que extendió la licencia.
Disponer cualquier otra medida informativa que permita una mejor resolución.
LUGARES DONDE SE COBRA EL SUBSIDIO
Si es trabajador dependiente y su empleador no lo tiene afiliado a alguna Caja de Compensación de Asignación Familiar (CCAF), debe cobrar el subsidio en cualquier sucursal del Banco Estado, presentando su cédula de identidad y comprobante de recibo de la licencia. Para lo anterior debe consultar previamente en las cajas dispensadoras de Boucher de la sucursal bancaria el correspondiente boletín para pago.
Si es trabajador dependiente y su empleador lo tiene afiliado a una CCAF debe retirar el pago de su subsidio en la CCAF correspondiente.
CONSULTAS/RECLAMOS
Los Asegurados de FONASA deben realizar su reclamo ante la misma COMPIN que resolvió su licencia médica (Recurso de Reposición).
Si el nuevo dictamen no le es satisfactorio, debe realizar su reclamo en la Superintendencia de Seguridad Social (Apelación) en Huérfanos 1376, entrepiso, Santiago, y en Regiones, en la agencia zonal de la Superintendencia.
PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN - LICENCIAS MÉDICAS
PARA UNA EMPRESA "X"
PARA UNA EMPRESA "X"
PRÓPOSITO
ALCANCE
PROCEDIMIENTOS Y/O DOCUMENTOS RELACIONADOS
Nombre del Procedimiento.
Control de Documentos.
Control de Registros.
RESPONSABLES
Departamento de recursos humanos de la empresa.
OBJETIVO
Dar a conocer los pasos que se deben seguir al momento de la tramitación de licencias médicas.
Responsable de Recepción de licencia médica
El departamento de recursos, será responsable de recibir las licencias médicas, en este caso será el asistente del departamento quien hará la tramitación de esta.
Del mismo modo, será recepcionadas las licencias médicas electrónicas, estas podrán ser enviadas al correo asociado a la empresa, donde será recepcionado de forma digital por el asistente responsable.
Plazos de recepción.
Tal como se indicó en el manual de licencias médicas, el asistente de recursos humanos, responsable de la tramitación, deberá verificar que la fecha de entrega por parte del colaborador de la empresa, este conforme con los plazos estipulados.
PASOS A SEGUIR:
- Recibir y verificar la fecha de entrega.
- Firmar y Fechar, colilla adjunta de licencia médica (comprobante de colaborador)
- Hacer una copia de la licencia médica y archivar en la carpeta del trabajador.
- Revisión de la documentación que se debe adjuntar la licencia médica.
- Llenado de licencia médica, con los datos de la empresa;Datos de la Empresa, firma y timbre de la empresa.
Tramitar en el plazo establecido, la licencia médica a la entidad correspondiente, según afiliación del colaborador.
Recepcionar comprobante de entrega de licencia médica a la entidad correspondiente.
Archivar comprobante de tramitación licencia médica. Por fecha y entidad pagadora.
FLUJOGRAMA LICENCIAS MÉDICAS
CONCLUSIÓN
Podemos concluir con este informe, la importancia de conocer, los tipos de licencias, las formas de pago, las leyes y normas establecidas por el estado, para el buen proceso de la licencia, y así poder realizar correcto procedimiento en las empresas, por lo demás tener conocimiento de estos procedimientos nos permite tener un mejor manejo de la información.
Además, por medio de este informe, se pudo establecer un procedimiento de tramitación de licencias médicas, el cual permitirá hacer visible los pasos a seguir para este proceso, presentándolo de una forma más clara con el flujograma de licencias médicas.
Natalia Becerra R.
